Em muita empresa, a compra acontece quando alguém percebe a prateleira vazia, ou quando o comprador "acha que está acabando". O resultado aparece dos dois lados: falta o item que gira e sobra o que foi comprado por garantia.
Estoque mínimo e ponto de pedido trocam o "acho" por uma conta. Com três números (quanto sai por dia, quanto o fornecedor leva para entregar e quanto de folga você quer), dá para saber a hora certa de comprar cada item. Este guia mostra a conta, um exemplo e a rotina de revisão.
Qual a diferença entre estoque mínimo, de segurança e ponto de pedido?
Os nomes aparecem misturados no dia a dia, e cada empresa usa um pouco do seu jeito. Neste guia, eles querem dizer o seguinte:
- Estoque de segurança: a folga que protege contra o imprevisto: o consumo que sobe acima da média, o fornecedor que atrasa. Em condições normais, ele não chega a ser usado.
- Estoque mínimo: o nível abaixo do qual o item não deveria ficar. Muitas empresas usam o estoque de segurança como mínimo; outras chamam de mínimo o próprio ponto de pedido. O importante é a equipe inteira usar o mesmo significado.
- Ponto de pedido: o saldo em que o pedido ao fornecedor precisa sair para a mercadoria chegar antes de o estoque de segurança ser consumido.
- Estoque máximo: o teto: acima dele, o item ocupa espaço e dinheiro além do necessário.
Como levantar o consumo médio e o prazo de entrega?
Toda a conta depende de dois números, e a qualidade deles vale mais do que qualquer fórmula.
O consumo médio é quanto do item sai por dia num período recente: some as saídas dos últimos três a seis meses e divida pelos dias do período, contados do mesmo jeito (úteis ou corridos) que o prazo. Com sazonalidade forte, use o mesmo período do ano anterior. Deixe de fora a venda excepcional, aquele pedido grande que não se repete.
O prazo de entrega é o tempo entre a decisão de comprar e a mercadoria disponível na prateleira: aprovação do pedido, prazo do fornecedor, transporte e conferência no recebimento. Use o prazo que o histórico mostra: se o fornecedor promete dez dias e entrega em quinze, a conta usa quinze.
Como calcular o estoque de segurança?
O estoque de segurança cobre a variação: o consumo que foge da média e o prazo que foge do combinado. Há dois caminhos simples:
- Por dias de cobertura: defina quantos dias de consumo médio você quer de folga e multiplique. A quantidade de dias sai da experiência: quanto o fornecedor costuma atrasar e quanto o consumo costuma oscilar.
- Pelo pior caso observado: olhe o histórico dos últimos meses e pegue o maior consumo diário e o maior prazo de entrega. O estoque de segurança é a diferença entre o pior cenário (consumo máximo vezes prazo máximo) e o normal (consumo médio vezes prazo médio). Protege mais e custa mais.
Há também fórmulas estatísticas, com a variação do consumo e o nível de serviço desejado, que compensam em itens de classe A com histórico longo e estável.
Seja qual for o método, a folga não precisa ser igual para todos. Item crítico, de fornecedor único ou importado merece mais; item barato e fácil de achar pode ter menos.
Como calcular o ponto de pedido?
Com o consumo médio, o prazo e o estoque de segurança na mão, a conta cabe numa linha:
- Ponto de pedido: consumo médio × prazo de entrega + estoque de segurança.
A lógica: durante o prazo de entrega, o estoque continua saindo. O pedido precisa sair enquanto o saldo ainda cobre esse consumo com a folga intacta.
Um detalhe que costuma passar: o saldo comparado com o ponto de pedido é o disponível (o físico menos o reservado para pedidos e ordens de produção) mais o que já foi comprado e não chegou. Sem esse ajuste, compra-se de novo o que está a caminho.
Como fica a conta num exemplo?
Os números abaixo são ilustrativos, só para mostrar a conta. Imagine um item que sai, em média, 20 unidades por dia útil, com um fornecedor que leva 10 dias úteis entre o pedido e a mercadoria na prateleira.
Consumo durante o prazo. 20 unidades por dia × 10 dias = 200 unidades. É o que sai enquanto o pedido está a caminho.
Estoque de segurança. Com uma folga de 5 dias de consumo: 20 × 5 = 100 unidades.
Ponto de pedido. 200 + 100 = 300 unidades. Quando o saldo disponível chegar a 300, o pedido sai.
Lote de compra. Se a empresa faz um pedido desse item a cada 30 dias úteis, cada lote cobre 20 × 30 = 600 unidades.
Estoque máximo. Estoque de segurança mais o lote de compra: 100 + 600 = 700 unidades. Acima disso, comprou-se demais.
Se o fornecedor passa a entregar em 15 dias e ninguém atualiza a conta, o consumo durante o prazo sobe para 300 unidades: o pedido que sai com 300 no saldo chega com a folga inteira consumida, e na primeira oscilação o item falta.
Para que serve o estoque máximo, e quando rever os números?
O estoque máximo é o estoque de segurança mais o lote de compra. Acima dele, alguém comprou demais, o consumo caiu ou o lote mínimo do fornecedor está grande para o seu giro: esses itens merecem a mesma atenção dos que estão abaixo do mínimo.
Os números envelhecem. Uma rotina que funciona:
- Revisão periódica: recalcular consumo, prazo, segurança e ponto de pedido a cada trimestre, ou a cada semestre para os itens de menor valor.
- Revisão por evento: recalcular na hora quando o fornecedor ou o prazo de entrega muda, quando um produto entra ou sai de linha, ou quando um cliente grande começa ou para de comprar.
- Prioridade pela curva ABC: itens A revistos com mais frequência e mais cuidado; itens C podem seguir uma regra mais simples, revista menos vezes.
Erros comuns
- Definir o mínimo "de cabeça"
- O número que alguém chutou anos atrás continua no cadastro. Sem a conta, ninguém sabe se ele protege ou se só prende dinheiro.
- Não rever quando o prazo muda
- Fornecedor que passou a atrasar, ou foi trocado por um mais distante, deixa o ponto de pedido antigo curto demais. O item falta com a regra "funcionando".
- Usar o mesmo mínimo para tudo
- "Trinta dias de estoque" para todos os itens protege demais o que é barato e fácil de achar e de menos o que é crítico ou importado.
- Usar o prazo prometido, não o real
- O prazo do catálogo raramente inclui a aprovação do pedido, o frete e a conferência. A conta tem de usar o que o histórico mostra.
- Comparar com o saldo físico
- O reservado não está disponível, e o comprado está a caminho. Sem esses ajustes, compra-se em dobro ou tarde demais.
- Deixar a venda excepcional na média
- Um pedido grande que não se repete infla o consumo médio e faz comprar para uma demanda que não existe.
Lista de conferência da revisão dos mínimos
- Consumo médio recalculado com os meses mais recentes
- Vendas excepcionais tratadas à parte
- Prazo de entrega real de cada fornecedor atualizado
- Estoque de segurança definido por classe e por criticidade
- Ponto de pedido recalculado: consumo médio × prazo + segurança
- Estoque máximo conferido contra o lote de compra
- Saldo comparado pelo disponível mais o que já está a caminho
- Itens acima do máximo e abaixo do mínimo revistos um a um
Perguntas frequentes
Estoque mínimo e ponto de pedido são a mesma coisa?
Nem sempre. O ponto de pedido é o saldo em que a compra precisa sair; o estoque mínimo, na maioria das empresas, é a folga de segurança que não deveria ser tocada. Algumas usam as duas palavras para o mesmo número. O que importa é todos na empresa entenderem a mesma coisa.
Com que frequência devo recalcular?
Uma revisão geral a cada trimestre resolve para a maioria dos itens, com mais cuidado nos de classe A. Além disso, recalcule na hora sempre que o prazo do fornecedor ou o consumo mudar de patamar.
E o item que vende pouco e de forma irregular?
Para item de giro baixo e irregular, a média engana. Em vez de ponto de pedido, pode ser melhor comprar só contra pedido do cliente ou manter uma quantidade fixa, definida caso a caso. Vale especialmente para peças caras e de uso raro.